【心理学】オフィスの「選べる場所」を作る：多様な働き方と生産性を高める低コスト実践策
オフィス環境改善における「選べる場所」の重要性
総務部の皆様におかれましては、従業員の生産性向上や満足度向上、そして多様な働き方への対応という課題に対し、日々頭を悩ませておられるかと存じます。オフィス環境の改善はその有効な手段の一つですが、大掛かりなリノベーションや高額な設備投資は、予算や物理的な制約から容易ではありません。この記事では、心理学的な視点から「従業員が自身のタスクや気分に合わせて働く場所を選べるようにする」というアプローチに焦点を当て、比較的低コストで実現可能なオフィス環境改善策をご紹介いたします。
なぜ「選べる場所」が心理学的に重要なのか
多くのオフィスは、個人に固定されたデスクと椅子が並ぶ単一的な空間で構成されています。しかし、一日の業務内容は、集中して資料作成を行う時間、チームで活発な議論をする時間、一人でじっくり考えをまとめる時間、そして短時間リラックスする時間など、多岐にわたります。それぞれのタスクに最適な環境は異なります。
心理学において、「選択できること」は、人間の自己効力感（自分には物事を達成できる能力があるという感覚）や心理的なコントロール感に深く関わります。環境を自身でコントロールできると感じられることは、ストレスを軽減し、モチベーションや主体性を高める効果があることが研究で示されています。
単一的なオフィス環境では、従業員は自身のニーズに合わない環境で作業せざるを得ない状況が生じやすく、これが集中力の低下、創造性の抑制、コミュニケーションの阻害、さらにはストレスの原因となり得ます。一方、集中したい時には静かな場所、活発に意見交換したい時にはオープンな場所、一息つきたい時にはリラックスできる場所といったように、タスクや目的に応じて働く場所を「選択できる」環境を提供することは、従業員の心理的なウェルビーイングを高め、結果として生産性や創造性の向上につながることが期待できます。
これは、近年注目されているアクティビティ・ベースド・ワーキング（ABW）という考え方にも通じますが、この記事ではABWのような大規模なオフィスデザイン変更ではなく、既存のオフィススペースを工夫し、低コストで「選べる場所」を作り出す具体的な方法に焦点を当てます。
低コストで実現する「選べる場所」の具体的な改善策
限られた予算の中でも、「選べる場所」をオフィスに導入するための具体的なアイデアをいくつかご紹介します。重要なのは、それぞれの場所の「目的」を明確にし、その目的達成をサポートする環境を整備することです。
1. 一時的な「集中エリア」の設置
集中を要する作業を行う際、周囲の音や視覚情報が妨げになることがあります。完全に個室を設けるのは難しくても、既存の空間を活用して集中できるエリアを作ることが可能です。
- 対策:
- 壁際や部屋の隅など、人通りが少ない場所に、個人が向き合わない形のデスクを配置する。
- 簡易的なパーテーションや観葉植物を用いて、視覚的な遮断性を高める。
- ノイズキャンセリング機能のあるヘッドホンを数個用意し、自由に使えるようにする。
- エリア内では私語を控えるといったルールを明確にするサインを掲示する。
- 心理効果: 外部からの刺激を減らすことで、注意資源を節約し、認知負荷を軽減します。これにより、集中力の維持や情報処理能力の向上が期待できます。視覚的な囲いは、心理的な安心感ももたらします。
- 費用感: 簡易パーテーション（数千円〜）、大きめの観葉植物（数千円〜）、ヘッドホン（数万円〜）。既存の家具の配置変更は費用ゼロです。
2. カジュアルな「協働エリア」の整備
チームメンバーとのちょっとした相談やブレインストーミング、非公式な打ち合わせに適した場所です。会議室ほど堅苦しくなく、すぐに集まれる手軽さが重要です。
- 対策:
- 数人が囲める小さなテーブルと椅子を複数設置する。可能であれば、書き込み可能なホワイトボードやマーカーを用意する。
- カフェのような雰囲気を作るために、少しデザイン性のある椅子や、クッションなどを置く。
- 邪魔にならない程度の音量でBGMを流すことも検討する。
- 心理効果: オープンでリラックスした雰囲気は、心理的な壁を取り払い、活発なコミュニケーションや自由なアイデア交換を促します。集合的知性（複数の人の知識やアイデアを結集して問題を解決する力）の発揮を助けます。
- 費用感: 小さなテーブル・椅子（数万円〜）、ホワイトボードシート（数千円〜）、クッション（数千円〜）。既存の休憩スペースの一部を活用することも有効です。
3. 短時間のリフレッシュを促す「リラックスエリア」
集中力を維持するためには、適切な休息が必要です。短時間オフィス内で気分転換ができる場所があると、生産性の維持・向上につながります。
- 対策:
- 快適なソファやアームチェアを設置する。
- 観葉植物を多く配置する（バイオフィリア効果：自然との繋がりが心理的安定をもたらす）。
- 柔らかな間接照明を取り入れる。
- 外の景色が見える窓際に席を設ける。
- 簡単な書籍や雑誌を置く。
- 心理効果: ストレスホルモンの低下、心拍数の安定など、生理的なリラックス効果が期待できます。気分転換により、認知的な疲労（情報過多や集中による脳の疲れ）から回復し、その後の作業効率を高めます。色彩心理（緑色など）や照明の効果も活用できます。
- 費用感: 快適な椅子（既存のものを活用したり中古を探したり）、観葉植物（数千円〜）、スタンドライト（数千円〜）。
これらのエリアは、大々的な工事をせずとも、既存の家具の配置変更、安価なパーテーションや植物、照明器具、サインなどを活用することで比較的容易に作り出すことが可能です。重要なのは、「ここは〇〇をするための場所である」という目的を明確にし、従業員に周知することです。
事例紹介：サインと家具配置の工夫
ある企業では、大規模な改修を行わず、既存のオフィススペースの一部を「集中エリア」「コラボレーションエリア」「リラックスエリア」として再定義しました。各エリアには、その目的を示すシンプルなサインを掲示し、エリア内の家具配置（例：集中エリアでは壁向きの席、コラボレーションエリアでは向き合った席）を調整しただけでしたが、従業員からは「タスクに合わせて場所を選べるようになり、集中しやすくなった」「気軽に相談できる場所ができて助かる」といった肯定的な声が多く聞かれ、生産性向上に繋がったという報告があります。これは、物理的な変化は小さくとも、働く場所を選択できるという心理的な効果が大きいことを示唆しています。
実践へのステップと注意点
「選べる場所」の導入を検討するにあたっては、以下のステップと注意点があります。
- 現状把握とニーズ調査: まず、従業員がどのような場所を求めているのか、どのような業務環境に課題を感じているのかを、アンケートやヒアリングを通じて把握します。
- スモールスタート: 全てのエリアを一度に整備するのではなく、まずは特定の部署やフロアで、限られたスペースを活用して試験的に導入します。例えば、空いている会議室の一部を一時的な集中スペースとして開放したり、休憩スペースの一部をリラックスエリアとして整備したりといったことから始められます。
- 効果測定とフィードバック: 試験導入したエリアの利用状況を観察したり、利用者からフィードバックを収集したりして、効果や改善点を確認します。利用率が低い場合は、設置場所やルールに問題がないか検討します。
- 本格導入と展開: 試験導入の結果を踏まえ、効果が確認できれば、本格的な導入計画を立て、他のエリアやフロアへの展開を検討します。
- ルールの明確化と周知: 各エリアの利用目的やマナー（例：集中エリアでの私語禁止、リラックスエリアでの飲食制限など）を明確に定め、全従業員に周知徹底します。なぜそのようなルールが必要なのか、心理学的な背景も含めて説明すると、理解が得られやすくなります。
- 運用・管理: エリアの清掃、備品の補充、ルールの遵守状況の確認など、導入後の適切な運用・管理体制を構築します。
注意点
- 全従業員への配慮: 「選べる場所」を提供することは、個々の従業員のニーズに対応するためですが、全員が同じ場所を求めるわけではありません。固定席が必要な従業員もいる可能性があり、そのニーズも考慮に入れる必要があります。
- コミュニケーションの確保: 選べる場所を導入した結果、コミュニケーションが希薄化しないよう、部門間の情報共有やチーム内の連携を促すための仕組みや文化も同時に醸成していくことが重要です。
- セキュリティ: 特に集中エリアなどで機密情報を取り扱う可能性がある場合、情報漏洩リスクへの対策も考慮する必要があります。
まとめ
オフィスに「選べる場所」を作り出すことは、従業員が自身のタスクや目的に最も適した環境を選択できるようになるという心理的なメリットをもたらします。これにより、集中力や創造性の向上、ストレス軽減、そして主体性やモチベーションの向上といった効果が期待でき、結果として組織全体の生産性向上や従業員満足度向上に貢献します。
大掛かりな投資が難しくても、既存のスペースや家具の配置を工夫し、安価なアイテムを組み合わせることで、集中、協働、リラックスといった異なる目的を持つエリアを整備することは十分に可能です。まずは小さな一歩として、試験的な導入から始めてみることをお勧めいたします。従業員の心理に寄り添った環境改善は、必ずや組織に良い変化をもたらすはずです。